Daniela Vega
El hecho de que una reunión no sea presencial, no significa que esté libre de protocolos y reglas de etiqueta. Con la adaptación a esta nueva normalidad, las reuniones virtuales se han convertido en una cosa del día a día. Sociales o de negocios, la realidad es que estas llegaron para quedarse.
Estas son 5 reglas de etiqueta que debes seguir durante toda reunión virtual.
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Sé puntual
El hecho de que la gente no se traslade para una reunión, no quiere decir que no dedique tiempo a la reunión. El respeto al tiempo ajeno es primordial en cualquier relación laboral, por lo que es muy importante conectarte a tiempo a cualquier reunión.
Según expertos, el tiempo ideal para conectarte a una reunión se encuentra dentro de los 5 a 0 minutos antes de su inicio. Algunas veces, las salas virtuales son utilizadas para reuniones previas, por lo que también es importante no ingresar con más tiempo de antelación. Para lograr una entrada a tiempo, te sugerimos revisar conexiones y redes de 10 a 15 minutos antes de la reunión, para que se logre hacer la entrada exactamente 5 minutos antes.
Vístete adecuadamente
Aunque el ambiente en una reunión virtual suele ser mucho más relajado, tomar el tiempo de vestir un poco más formal también habla del respeto a los demás participantes.
A pesar de que sólo suele salir la parte superior del cuerpo, hay que procurar que esta luzca completamente presentable y ad hoc a la reunión. Además, el hecho de vestir un poco más formal, despeja un poco más la mente y te ayuda a enfocarte mejor.
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Evita cualquier distracción
Sí, sabemos que trabajar desde casa implica algunas cosas inevitables. Las reuniones virtuales se toman dentro de un entorno de potenciales distractores. Si bien hay cosas que a veces no podemos evitar, como la participación ejecutiva de tu mascota, hay que hacer todo lo posible por evitar cualquier intervención ajena a la reunión.
Esto además implica evitar cualquier otra actividad durante la reunión, pues incluso escribir en la computadora puede ser evidente y denota una falta de atención ante el expositor o hablante.
Mirar a la cámara durante toda la videoconferencia es una especie de «contacto visual» con quien habla y también dice mucho de los asistentes a la reunión.
Apaga tu micrófono mientras estés en silencio
Probablemente una de las reglas más importantes y más ignoradas durante las reuniones. Aún cuando te encuentres en completo silencio y en una habitación vacía, a veces hay ruidos ambientales que, sumados con los de los demás participantes, hacen inaudible a la persona que habla.
A menos que tu participación sea evidente, te sugerimos revisar que tu micrófono se encuentre en silencio todo el tiempo. Además, si deseas agregar algún comentario, lo ideal será siempre levantar la mano virtual y esperar la palabra.
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Evita el spam en el chat
Privado o general, el chat es una gran herramienta de comunicación durante una reunión virtual. Comunicarte con otro usuario puede ser inofensivo si lo haces adecuadamente, sin embargo, si inicias una conversación completa por este medio, puedes crear distracciones innecesarias.
Utiliza el chat para agregar algo que no consideres lo suficientemente importante como para tomar la palabra, para hacer alguna pregunta esporádica, o para enviar referencias, fuentes o datos sumamente importantes en caso de que seas el expositor.
